Potwierdzenie sald

Jedną z metod inwentaryzacji jest tak zwane potwierdzenie, czy też uzgadniania sald. Metoda ta znajduje swoje zastosowanie w przypadku aktywów finansowych znajdujących się na rachunkach bankowych, bądź też przechowywanych przez inne jednostki, udzielonych pożyczek, należności od kontrahentów, a także składników aktywów, które są własnością jednostki, ale zostały powierzone osobom trzecim. Środki pieniężne, które zostały zgromadzone na rachunkach bankowych są uzgadniane za pomocą salda w dniu bilansowym, na podstawie dokumentu otrzymanego z banku. Podobny sposób inwentaryzacji dotyczy papierów wartościowych, które dana jednostka posiada w bankach lub też w biurach maklerskich.

Wiele osób pyta między innymi o to, czy należy wysyłać potwierdzenie zerowych sald należności. Odpowiedź brzmi: tak. Wysyłanie potwierdzeń sald należności stanowi przede wszystkim spełnienie ustawowego obowiązku w ramach inwentaryzacji. To jedno. Na szczególną uwagę zasługuje jednak fakt, że stanowi ono również sprawdzenie prawidłowości ich stanu w księgach rachunkowych. Zarówno uzgodnienie, jak i potwierdzenie salda zerowego jest ważną informacją dla wierzyciela. Może być on wówczas pewien, że wszelkie należności ze strony dłużników zostały uregulowane. Znajduje to swoje szczególne uzasadnienie, zwłaszcza w przypadku kontrahentów, z którymi w ciągu całego roku realizuje się dużą ilość transakcji, także na podobne kwoty.

Kolejne, wątpliwe pytania, dotyczą między innymi potwierdzenia sald należności przez jednostkę, która nie prowadzi ksiąg rachunkowych. Osoba, która prowadzi podatkową księgę przychodów oraz rozchodów nie musi odpowiadać na pismo wierzyciela z prośbą o potwierdzenie salda należności. Nie prowadzi ona bowiem ewidencji, która umożliwia porównanie salda. Należności od osób, które nie prowadzą ksiąg rachunkowych, są inwentaryzowane drogą porównania danych ksiąg rachunkowych oraz drogą weryfikację. Nie oznacza to jednak wcale, że wierzyciel nie może podjąć próby uzgodnienia stanu należności ze swoim dłużnikiem.  Wysłanie takie potwierdzenia salda osobie, która nie prowadzi ksiąg rachunkowych, przypomina dłużnikowi o wysokości zobowiązania.

Osoby, które są odpowiedzialne za przeprowadzanie inwentaryzacji za pomocą metody potwierdzenia sald, mają obowiązek sporządzenia specjalnego protokołu. W protokole tym opisują one wszelkie przeprowadzone czynności oraz ewentualne rozbieżności, które wystąpiły pomiędzy stanem znajdującym się w księgach rachunkowych jednostki a stanem podanym przez kontrahentów.

Zobacz również